|
Met de onderstaande tips kunt u nog beter gebruikmaken van
e-mail.
-
Gebruik de autohandtekening
waardoor uw persoonlijke gegevens automatisch aan elk bericht worden
toegevoegd. Neem daar ook uw telefoonnummer in op; dan geeft u de ontvanger
ook de gelegenheid om snel terug te bellen in plaats van te mailen.
-
Stel de optie autohandtekening ook in voor
antwoorden en doorgestuurde berichten. Soms is het ook mogelijk meerdere
autohandtekeningen toe te voegen, bijvoorbeeld een korte voor interne en
een uitgebreide voor externe berichten.
-
 Ga
spaarzaam om met het aantal geadresseerden en zeker de
kopie-ontvangers (c.c. of b.c.c.).
-
Wees bijzonder spaarzaam met e-mails aan
iedereen. Gebruik indien mogelijk het intranet of een gemeenschappelijke
netwerkschijf.
-
Geef e-mails aan iedereen in uw
organisatie een vervaldatum wanneer het bericht maar van tijdelijke
betekenis is (bijvoorbeeld: 'lichten branden').
-
Gebruik bij e-mails aan iedereen de
adressering in het veld 'BCC' (blanc carbon copy). Zo voorkomt u pagina's
vol met namen bij het afdrukken. Vermeld wel dat het
bericht aan iedereen is verzonden.
-
Geef aan of u een reactie verwacht.
Reageer niet met een berichtje van ontvangst, wanneer dat niet echt nodig
is.
-
Gebruik alleen een groeps e-mail adres
wanneer de ontvangers daar om hebben gevraagd.
-
Bewaar niet alle e-mails.
Van elk gesprekje of telefoontje bewaart u ook geen notities.
-
Neem in het e-mail-bericht geen
uitgebreide informatie op. Zet die in een apart document en voeg dat als
bijlage toe.
-
Bewaar belangrijke bijlagen niet
bij uw e-mails, maar bewaar ze in de map Mijn documenten (op het netwerk).
Outlook-tip: open de e-mail, kies in het menu Bestand de optie Bijlagen
opslaan en volg de aanwijzingen op.
bron: Managementsupport website
|
Gelezen en Gevonden op het weg via de
website Geen Stijl:
|
|
